湖州市国土资源局关于印发《湖州市区不动产登记档案归档规则（试行）》的通知

 

 

湖土资发〔2018〕22号

 

 

 

湖州市国土资源局关于印发《湖州市区不动产登记档案归档规则（试行）》的通知

 

各县（区）局（分局）、市不动产登记服务中心：

为贯彻落实国土资源部《关于进一步加强和做好国土资源档案工作的通知》（国土资发〔2015〕151号）和浙江省国土资源厅《关于进一步加强国土资源档案工作的通知》（浙土资发〔2017〕17号）精神，结合“放管服”改革的要求，为加强和规范不动产登记档案管理，促进档案管理规范化、制度化、科学化，提高档案的准确性、完整性及利用率，更好地服务经济社会发展，市局研究制定了《湖州市区不动产登记档案归档规则（试行）》，现予以印发，并就贯彻落实的有关事项通知如下：

一、提高思想认识

不动产登记档案是指登记机构在不动产登记各流程中收集、产生的反映不动产登记过程和结果的文件材料，包括房屋登记资料、土地登记资料、不动产登记资料和权籍调查资料，是国土资源档案的重要组成部分。不动产登记档案作为不动产登记工作的真实记录，是不动产登记工作的重要基础，是维护人民群众利益的重要依据，是国土资源部门服务大局、服务经济社会发展、服务民生的重要支撑。各区分局和市不动产登记服务中心要进一步提高做好不动产登记档案管理工作重要性的认识，切实履行好档案管理职责，不断提高我市不动产登记档案管理水平和服务能力。

二、明确职责分工

市不动产登记服务中心负责湖州中心城区（包括湖州开发区、太湖度假区）范围内不动产统一登记施行前形成的土地、房屋登记档案以及统一登记施行后形成的不动产登记档案的管理和利用工作，指导和监督吴兴区、南浔区的不动产登记档案的管理和利用工作。统一管理市区不动产登记系统及档案管理系统，负责系统的建设、运行、维护及系统操作人员权限的配置。

吴兴区分局和南浔区分局分别负责各自辖区范围内不动产统一登记施行前形成的土地、房屋登记档案以及统一登记施行后形成的不动产登记档案的管理和利用工作。吴兴、南浔两区分局将部分不动产登记业务“服务延伸”至乡镇国土资源所的，应切实负起指导监督职责，确保登记的准确性、档案管理的规范化，档案数字化归档的及时性。

湖州开发区分局负责2014年5月以来土地登记发证资料的收集、整理立卷及移交工作，于8月底前将土地登记资料移交市局档案室，由市局档案室扫描、归档。

湖州市区实行不动产登记结果信息“同城查询”服务，市不动产登记服务中心和两区分局要建立协调联系制度，确保查询的及时性和结果的准确性。

三、加强组织领导

市不动产登记服务中心及吴兴、南浔两区分局要将不动产登记档案工作纳入本单位发展规划和工作计划，科学合理核定工作经费，并将经费列入财政预算。要切实落实责任，及时研究解决档案工作中遇到的困难和问题，将档案工作列入工作目标责任制考核内容，加强督促检查，为不动产登记档案管理创造良好条件。

各县局应参照本通知精神，结合当地实际制定不动产登记档案归档规则。

附件：《湖州市区不动产登记档案归档规则（试行）》

 

 

湖州市国土资源局

2018年6月4日

 

 

 

 

 

 

附件：

 

湖州市区不动产登记档案归档规则（试行）  

    

    为加强和规范不动产登记档案管理，促进档案管理规范化、制度化、科学化，提高档案的准确性、完整性及利用率，更好地服务经济社会发展，结合“放管服”改革的要求，根据《不动产登记暂行条例实施细则》、《不动产登记操作规范（试行）》、《不动产登记资料查询暂行办法》以及浙江省国土资源厅《关于进一步加强国土资源档案工作的通知》，制定本规则。

一、不动产登记资料移交

市不动产登记服务中心及吴兴、南浔两区分局分别收集各自不动产登记职责范围内的应当归档的不动产登记及权籍调查资料，及时移交、整理立卷、编号、扫描、装订、入库及上架。

（一）不动产登记资料移交要求

1.在不动产登记过程中，为确保登记及权调资料齐全、完整、系统，工作人员应避免造成资料的污损、遗失，妥善保管资料。

2.每件不动产登记工作完成后，发证人员应当及时整理好登记资料，于次日将资料移交档案室，移交时双方填写“档案交接清单”，一式二份，双方共同验收并签名。权籍调查资料以及查解封资料每月移交一次。

3.档案室应当按照档案管理的规定对归档的各种不动产登记材料进行验收。不符合要求的，不予归档。

4.任何单位和个人都不得将登记文件材料据为己有或拒不归档。国家规定不得归档的材料，禁止归档。

（二）归档材料要求

1.归档文件材料应为原件或经校验并加盖校验章的复制件，内容必须真实、准确。

2.归档的纸质文件材料应采用适合长久保存的韧性大、耐久性强的纸张。

3.归档文件材料应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料，如：圆珠笔、复写纸、铅笔、传真件等。

4.归档文件材料应字迹清楚，图像清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5.归档文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜），图纸宜采用国家标准图幅。

6.归档文件材料必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷，纸质档案宜采用每办理一件登记所形成的材料立一个卷。

二、不动产登记档案分类目录及档号编码规则

（一）不动产登记档案分类目录

不动产登记档案纳入市国土资源档案管理体系，全宗号为：H088，分十个类别，具体如下：

 

 

 

 

湖州市区不动产登记档案分类目录

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.集体土地所有权登记类档案。分类代号J01，包括集体土地所有权首次登记、转移登记（互换、土地调整）、变更登记、注销登记。

2.国有建设用地使用权及房屋所有权登记类档案，分类代号J02，包括单独国有建设用地使用权首次登记、转移登记、变更登记、注销登记，以及国有建设用地使用权及房屋所有权首次登记、转移登记、变更登记、注销登记。

3.宅基地使用权及房屋所有权登记类档案，分类代号J03，包括单独宅基地使用权、宅基地使用权及房屋所有权的首次登记、转移登记、变更登记、注销登记。

4.集体建设用地使用权及房屋所有权登记类档案，分类代号J04，包括单独集体建设用地使用权、集体建设用地使用权及房屋所有权的首次登记、转移登记、变更登记、注销登记。

5.抵押权、地役权登记类档案，分类代号J05，包括抵押权首次登记、变更登记（含最高额抵押权确定登记）、转移登记以及预购商品房抵押权设立登记；地役权的首次登记、转移登记、变更登记，注销登记。

6.抵押权注销登记类档案，分类代号J06，包括一般抵押权注销、最高额抵押权注销、在建建筑物抵押权注销、预购商品房抵押权注销。

7.产权预告、异议登记类档案，分类代号J07，包括预购商品房预告登记、不动产转移预告登记、产权预告登记的变更及注销，异议登记的设立和注销。

8.查封登记类档案，分类代号J08，包括人民法院或其他国家有权机关依法办理的查封登记和注销查封登记（含行政限制）。

9.土地承包经营权登记类档案，分类代号J09，包括单独土地承包经营权、土地承包经营权以及森林、林木的首次登记、转移登记、变更登记，注销登记。

10.权籍调查类，分类代号J10，包括不动产权属调查资料和不动产测量成果，主要含不动产调查测绘成果审核入库申请表、不动产权籍调查表、不动产测量报告、权属来源证明材料、建筑平面图（电子版）、符合入库要求的电子光盘（MDB格式）等。

（二）不动产登记档案编码规则

1.登记档案采用一件一卷的原则立卷，以案卷为单位按所属类别编流水号。

2.档案号采用“年度+分类号+地区代号+案卷号”编号，其中年度是指不动产登记完成年度，用四位阿拉伯数字表示；分类号是由档案属类代号（一位大写字母）和小类代号（两位阿拉伯数字）组成；地区代号用一位大写字母表示，分别为湖州中心城区代号为H；吴兴为W；南浔为N；案卷号是指案卷在所属类别内的顺序号，由六位阿拉伯数字组成，从1开始连续编制，不足位数用0补充。如湖州中心城区2016年新增不动产档案档号编制为：2016-J02-H-000001。档号编制示例：

 

2016-J02-H-000010

                               案卷号      

区域号

                               分类号        

                               年度

三、不动产登记档案归档和数字化

（一）不动产登记档案的归档

1.档案归档的基本流程：移交接收→整理立卷→编码→文件数字化→封面目录打印→实物装订→入库上架。

2.登记资料移交由资料收集责任科室与档案室之间进行，应指定专人负责。档案室应对移交资料进行验收，对不符合归档要求的，不予接收。

3.卷内文件材料整理要求：剔除重复的文件材料；去除文件材料上的金属、塑料等杂物；发现卷内文件材料缺失的，及时要求补充完整；卷内文件材料不得随意涂改、抽出、损毁。

4.卷内文件材料顺序应按“目录-结论性审核材料-过程性审核材料-当事人提供的登记申请材料-图纸-其他-备考表”排列编页码。卷内登记申请材料排列顺序由登记受理资料自动生成。页号宜用自动编号机打印，页号的位置打在文件材料正面的右上角，反面的左上角。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“001”开始。

5.卷内文件材料幅面尺寸以A4幅面为准，大于A4的应按A4幅面折叠，折叠时应注意留出装订线，小于A4幅面的应裱糊到A4型裱糊纸上，证书类应直接打孔装订。

6.编码的要求：根据不动产登记档案分类和档案编码规则生成档案号。

7.封面及卷内目录打印要求：卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致，姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；核实打印信息。

8.档案装订采用“三孔一线”法，左边、底边取齐；在案卷左边的12.5㎜处居中装订，底边第一孔距离底线约70㎜，第一、二、三孔间距各85㎜；卷绳结头打在案卷背面，线头不宜留得过长；装订线内不得有文字或图表等内容，卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观、牢固，不得压字、掉页、倒页，不得妨碍翻阅。

9.不动产登记档案整理装订完毕，经除尘后入库上架。

10.档案室在接收登记资料一个月内应当完成归档和资料数字化工作。

（二）不动产登记档案的数字化

1.不动产登记纸质档案应及时进行数字化处理，一般采用扫描或拍照方式。

2.档案数字化处理基本流程：文件扫描→图像编辑→图像存储→数据挂接→数据验收→数据备份。

3.扫描应根据档案幅面大小选择相应规格的扫描设备。

4.对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描；对页面为黑白二色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描；对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、色彩插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。

5.当采用黑白二值、灰度、彩色等模式对档案进行扫描时，其分辨率宜选择大于或等于200dpi，在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，可适当提高分辨率。

6.对粘贴折页，可采用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决；对页面中有黑白或彩色照片的材料，可采用JPEG、TIF等格式储存，应确保照片清晰度。

7.对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，对方向不正确的图像应进行旋转还原；对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像。

8.对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

9.彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边。

10.图像材料的命名应确保其唯一性，并应与电子档案目录形成对应。

11.档案数字化转换过程中形成的电子档案目录与数字化图像，应通过网络及时加载到数据服务器端汇总，并应实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，数字图像的排列顺序与纸质档案相符。

12.对录入的目录数据应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于0.03%。

13.对纸质材料扫描后形成的图像材料应进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等图像质量问题的控制。

14.对图像和目录数据挂接应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于0.03%。

15.要准确处理好数字化图像库、档案管理系统、登记系统的关系，实现及时关联、同步查阅。

16.数字化图像要定期进行光盘储存及保管，委托第三方进行数字化扫描的，至少每半年将数字化图像数据移交一次，以便查阅及检查。

四、存量房屋登记和土地登记资料归档办法

为确保存量档案顺利归档及有效利用，并与新的不动产登记及档案管理系统有效关联，对不动产统一登记实施前还没有归档及数字化的房屋及土地登记资料（简称存量档案），采取以下办法归档：

1.存量房屋登记档案在“杰思科档案管理系统”中的“查询整理-房产FC”板块进行归档，编制统一的档案号。

编码规则为：全宗号+年度+分类号+地区代号+案卷号

全宗号：H088；年度：存量档案全部采用2016；分类号：房屋所有权登记类为FC01、房屋他项权登记类为FC02；地区代码：湖州市本级代号为H、吴兴为W、南浔为N；案卷号：是指案卷在所属类别内的顺序号，由六位阿拉伯数字组成，从1开始连续编制，不足位数用0补充。如：湖州市南浔区存量房屋所有权登记类档案档号编为：H088-2016-FC01-N-000001。

2.存量土地登记档案在“杰思科档案管理系统”中的“查询整理-地籍C”板块进行归档，编制统一的档案号。

编码规则为：全宗号+年度+分类号+地区代号+案卷号

全宗号：H088；年度：存量档案全部采用2016；分类号：土地权属登记类为C01、土地他项权登记类为C02；地区代码：湖州市本级代号为H、吴兴为W、南浔为N；案卷号：是指案卷在所属类别内的顺序号，由六位阿拉伯数字组成，从1开始连续编制，不足位数用0补充。如：湖州市南浔区存量土地权属登记类档案档号编为：H088-2016-C01-N-000001。

3.吴兴区的地区代码细分为：高新区W1、织里镇W2、八里店镇W3、道场乡W4、妙西镇W5、埭溪镇W6、东林镇W7、环渚街道W8。如：湖州市吴兴区织里镇存量农村宅基地权属登记类档案档号编为：H088-2016-C01-W2-000001。

4.南浔区的地区代码细分为：南浔镇N1、南浔开发区N2、练市镇N3、善琏镇N4、双林镇N5、旧馆镇N6、菱湖镇N7、千金镇N8、石淙镇N9、和孚镇N10。如：湖州市南浔区练市镇存量农村宅基地权属登记类档案档号编为：H088-2016-C01-N3-000001。

五、新增农村不动产登记档案归档办法

不动产统一登记实施后，结合“放管服”的要求，市区农村不动产登记业务已向乡镇延伸服务，为规范农村不动产登记档案的管理，农村宅基地及房屋所有权登记类（J03）归档规则作进一步细化，编码规则中地区代码按乡镇予以细分，不同乡镇各自独立形成案卷号：

    1.吴兴区（W）

 

 

 

 

 

 

如：属吴兴区织里镇范围内登记的农村不动产档号为：H088-2017-J03-W2-000001。

    2.南浔区（N）

 

 

 

 

 

 

如：属南浔区和孚镇范围内登记的农村不动产档号为：H088-2017-J03-N10-000001

六、不动产登记档案保管

1.档案室应妥善保管不动产登记档案，防止档案污损、遗失，确保档案齐全、完整。不动产登记档案定期或永久保存，除抵押权、地役权、查解封、抵押权预告、异议登记纸质档案为定期保管外，其余均应永久保存。

2.档案库房的设计和管理应符合国家现行有关标准的规定，应做好防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体和防有害生物工作。

3.档案库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备，并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在14℃～24℃,相对湿度应控制在45%～60%。

4.档案库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检查和更换；应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房内应安装防火及防盗自动报警装置，并应定期检查。

5.档案库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超过100Lx；当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采用自然光源，当有外窗时应采取遮阳措施，档案在任何情况下均应避免阳光直射。

6.档案密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿且规范有序，密集架应统一编号，并在库架上注明存放档案名称（分类号），便于查找。

7.档案库房及档案装具钥匙要落实专人保管，不转借或随意放置，严禁无关人员进入库房，每天下班前，应检查库房门窗、电源等是否关闭，做到人走锁门、拉闸断电。

8.档案库房建立定期检查制度，发现问题及时报告，并采取措施妥善处理。库房要保持清洁卫生、整齐美观，不准堆放杂物，严禁存放危险品，严禁烟火。

9.调阅档案应实行档案代卷卡制度，档案出库后将代卷卡放在被暂时移出的位置上，便于掌握档案的流动情况。

10.调阅档案应在指定场所进行，不得将档案带离，不得拆散、调换、抽取、撕毁、污损档案。依照法律法规，确需携出档案的，必须做好台帐记录，及时归还。

七、不动产登记档案的利用和统计

（一）不动产登记档案的利用

1.不动产档案的利用要严格按照《不动产登记暂行条例实施细则》（国土资源部令第63号）及《不动产登记资料查询暂行办法》（国土资源部令第80号）执行。

2.档案查询申请书以及不动产权利人、利害关系人的身份证明等材料应装订成册予以保存，至少每月装订一次。

（二）不动产登记档案的统计

1.档案室要根据档案管理统计的实际需求制定统计报表，完善系统统计功能。

2.统计工作要保证统计数据的准确性、及时性和科学性。

3.统计工作要按统一方法、计量单位、报表格式进行，按月、季、半年度、年度等时间节点统计汇总。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖州市国土资源局办公室                2018年6月6日印发